Thông báo điều chỉnh trong lao động: 5 điều doanh nghiệp cần chú ý

Khi thay đổi thông tin về việc tham gia bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội), chẳng hạn như tăng hoặc giảm lao động, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều biết các quy tắc liên quan đến điều này.

Khi nào cần báo cáo tăng / giảm lao động?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 98 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
Có một số trường hợp người sử dụng lao động phải báo cáo tăng / giảm lao động cho các cơ quan bảo hiểm xã hội như:

– Thông báo tăng lao động:

Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động;
Người lao động trở lại làm việc sau khi nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên trong một tháng;
Người lao động trở lại làm việc sau khi nghỉ ốm hoặc nghỉ thai sản hơn 14 ngày trong một tháng;
Người lao động trở lại làm việc sau khi kết thúc hợp đồng lao động, v.v.

– Thông báo giảm lao động:

Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động;
Người lao động nghỉ ốm hoặc thai sản hơn 14 ngày trong một tháng;
Người lao động được nghỉ mà không được trả lương trong 14 ngày làm việc trở lên trong một tháng;
Người lao động đình chỉ hợp đồng lao động, v.v.

Tài liệu cần thiết để báo cáo tăng hoặc giảm lao động

Điều 23 của Quyết định 595 / QĐ-BHXH quy định rằng đơn xin điều chỉnh thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (bảo hiểm y tế) và phí bảo hiểm thất nghiệp (UI) phải bao gồm:

Tuyên bố tham gia và sửa đổi thông tin về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế;
Danh sách đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế;
Danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động và bảo hiểm bệnh nghề nghiệp;
Bảng thông tin;
Trong trường hợp nhân viên được hưởng các quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn, phải bổ sung bằng chứng (nếu có).

Thời hạn thông báo tăng / giảm lao động

– Thời hạn tăng thông báo bảo hiểm xã hội:

Để quản lý thống nhất sự tham gia của người lao động trong bảo hiểm, Điểm a, Khoản 1, Điều 90 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nêu rõ Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ tới cơ quan bảo hiểm xã hội.

Như vậy, trong trường hợp nhân viên đóng bảo hiểm xã hội tăng, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh.

– Thời hạn giảm thông báo bảo hiểm xã hội

Đối với các trường hợp giảm bảo hiểm xã hội, Điểm 2.1, Khoản 2, Điều 50 của Quyết định 595 / QĐ-BHXH nêu rõ, trong trường hợp đơn vị lập danh sách các thông báo giảm chậm, đơn vị phải trả tổng số bảo hiểm y tế của các tháng bị trì hoãn thông báo giảm và thẻ bảo hiểm y tế có giá trị đến hết những tháng đó.

Đồng thời, theo Điểm 10.3, Mục 10 của Công văn số 1734 / BHXH-QLT, khi có sự sụt giảm, đơn vị sẽ báo cáo mức giảm từ ngày 1 của tháng tiếp theo, tuy nhiên, phải thanh toán cho sức khỏe bảo hiểm của tháng tiếp theo. Trong trường hợp không thanh toán thêm giá trị thẻ trong tháng tiếp theo, các đơn vị có thể lập hồ sơ thông báo giảm của tháng tiếp theo bắt đầu từ ngày 28 của tháng trước nhưng sau khi có thông báo giảm, sẽ không có thông báo nào về việc phát sinh tháng trước.

Với các quy định này, thông báo về việc tăng / giảm nhân viên tham gia bảo hiểm phải được thực hiện mỗi tháng một lần.

Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết lao động tăng hay giảm

Với mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc, hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều có thể đưa ra thông báo tăng giảm bảo hiểm xã hội thông qua các giao dịch điện tử.

Với các hồ sơ hiện có, doanh nghiệp tuyên bố trên phần mềm và gửi cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Trong vòng 10 ngày sau khi nhận được hồ sơ từ cơ quan bảo hiểm xã hội, yêu cầu tăng hoặc giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

>> 9 bước trong việc xây dựng một doanh nghiệp nhỏ

Hình phạt

– Hình phạt cho báo cáo tăng lao động bị trì hoãn

Trong trường hợp doanh nghiệp trì hoãn báo cáo tăng lao động, dẫn đến việc thanh toán trễ và thiếu bảo hiểm cho người lao động, nó sẽ bị coi là vi phạm các quy định về thanh toán bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Theo khoản 4, Điều 38 Nghị định số 28/2020 / ND-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt 12 – 15% tổng số tiền đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm lập hồ sơ hành chính vi phạm nhưng không vượt quá 150 triệu đồng nếu có một trong các hành vi sau:

Trả chậm bảo hiểm xã hội bắt buộc;
Việc thanh toán bảo hiểm xã hội không bao gồm đủ người tham gia, nhưng điều này không được coi là trốn tránh.

– Phạt cho báo cáo giảm lao động chậm

Cho đến thời điểm hiện tại, không có hình phạt nào đối với các doanh nghiệp chậm trễ trong báo cáo giảm lao động. Tuy nhiên, theo Công văn số 1734 / BHXH-QLT, doanh nghiệp vẫn phải chịu một số trách nhiệm như:

Nếu thông báo rơi vào ngày cuối cùng của tháng giảm, nó phải trả tất cả giá trị của thẻ bảo hiểm y tế của tháng tiếp theo và thẻ có giá trị để sử dụng hết tháng đó. Cơ quan bảo hiểm xã hội không thu hồi thẻ trong trường hợp thông báo giảm.
Nếu doanh nghiệp không thanh toán thêm giá trị thẻ bảo hiểm y tế vào tháng sau, doanh nghiệp có thể đưa ra thông báo giảm trong tháng tiếp theo bắt đầu từ ngày 28 của tháng trước, nhưng sau thông báo giảm, không được phép báo cáo sự phát sinh của tháng trước.

Nguồn: VietnamCredit